Nghề Medical Billing và Coding (kỳ 2)

Bài BĂNG HUYỀN

Muốn mở văn phòng, bác sĩ, nha sĩ cần phải rành về billing và coding

Nói về công việc billing, nha sĩ D (bà không muốn tiết lộ tên thật) là chủ nhân của một văn phòng Nha Khoa rất đông bệnh nhân ngay tại Quận Cam, cho rằng, “Nếu một bác sĩ hay nha sĩ không biết về billing và coding, rất nguy hiểm, không nên mở phòng mạch. Vì chỉ cần bill sai vài lần thì phòng mạch của mình sẽ bị audit. Người bác sĩ, nha sĩ không biết gì về billing và coding, mà trông cậy vào người billing thì thế nào cũng có nhầm lẫn. Có thể có những lỗi bill sai, mà bác sĩ hay nha sĩ do không rành về billing và coding, sẽ không hiểu tại sao. Nhiều khi người billing họ không hiểu chuyên khoa, vì vậy người bill chính xác nhất vẫn là bác sĩ, nha sĩ của văn phòng mình làm chủ.


Medical Billing và Coding

“Ngay cả nếu mình đưa ra một công ty chuyên về billing giỏi để bill cho văn phòng mình, cũng sẽ bị nhầm lẫn, vì họ không phải là bác sĩ, nha sĩ, không thể nào rành những dịch vụ y tế như bác sĩ, nha sĩ. Theo tôi, những người của công ty bảo hiểm khi phạt văn phòng bác sĩ, nha sĩ hay bệnh viên, trung tâm y tế đã bill sai, bill quá số tiền thì họ cũng phải có bằng chuyên môn y khoa, nha khoa thì mới biết rành bác sĩ, nha sĩ làm những dịch vụ y tế gì, có thật sự sai phạm khi bill hay không?”

Nha sĩ D giải thích thêm, “Người bác sĩ, nha sĩ khi quyết định mở văn phòng riêng cho mình, thì phải biết rành về billing và coding, nếu không biết billing thì thế nào nhân viên mình bị nhầm lẫn khi bill mà mình lại không biết để kiểm tra và sửa chữa. Nhưng một bác sĩ hay nha sĩ không thể nào vừa khám chữa bệnh và làm luôn công việc billing, thì bắt buột phải mướn người làm cho mình, nhưng phải dưới sự giám sát của mình. Khi họ bill xong, mình phải coi lại kỹ. Bill sai mà ít quá thì mất tiền không đủ cho mình duy trì văn phòng, bill sai mà cao quá thì bị vi phạm, dễ bị công ty bảo hiểm theo dõi, họ gộp nhiều lần lại sẽ phạt. Nếu nặng có khi bị dính đến lao lý. Nếu mình chỉ ra đó là sai lầm của người bill thì có thể không sao, nhưng thật ra cuối cùng thì người ta không kết tội người billing đâu, bất cứ chuyện gì xảy ra trong văn phòng bác sĩ, nha sĩ, là người bác sĩ, nha sĩ đó phải chịu trách nhiệm. Người bác sĩ hay nha sĩ mà không biết billing là thiệt hại cho văn phòng. ”


Medical Billing và Coding

Theo nha sĩ D thì năng khiếu một người billing cần có là phải cẩn thận, vì nếu nhầm lẫn là gây hại từ ít đến nhiều cho văn phòng bác sĩ, nha sĩ. “Bác sĩ, nha sĩ rất dễ bị stress từ công việc billing, đó là người bill cứ bill sai hoài, không lấy được tiền, hoặc quên, bỏ sót, sau sáu tháng đến một năm mà quên bill là hết đòi được rồi, coi như mất trắng. An toàn nhất và trúng nhất, là người bác sĩ, nha sĩ nên làm ít giờ khi mở cửa văn phòng, nên để dành thời gian xem phần bill của nhân viên, vì phải lấy được tiền mới đủ tài chánh nuôi văn phòng mình duy trì được dài lâu.”

Nha sĩ D nói, “Nhiều khi có trường hợp công ty bảo hiểm từ chối trả tiền cho một dịch vụ y khoa đó, nhân viên của công ty bảo hiểm giải thích lý do từ chối mà chính họ khi giải thích họ còn không hiểu rõ, nên người nghe là nhân viên billing của văn phòng cũng không hiểu luôn, nhiều khi cần có khiếu nại gì đó, chỉ có nha sĩ, bác sĩ gọi khiếu nại trực tiếp với công ty bảo hiểm, chứ nhân viên đôi khi không có chuyên môn y khoa, không biết cách để trình bày như người nha sĩ hay bác sĩ trực tiếp thực hiện dịch vụ y tế đó.”

Cũng theo lời của nha sĩ D thì nghề billing có gì khó đâu. Chị cho biết bản thân chị rất rành về billing và coding trong phạm vi công việc của văn phòng mình, vì vậy chỉ cần một người có trình độ toán cấp phổ thông trung học, cẩn thận, chịu khó học hỏi được chị hướng dẫn vài giờ đồng hồ là người đó có thể bill được rồi, với điều kiện người đó phải học bài (các coding) để bill cho đúng thôi.

Chị nói, “Tôi sẽ hướng dẫn cụ thể cho nhân viên của mình, không chỉ hướng dẫn từng dịch vụ y tế trong việc khám, nhổ răng…phải bấm những code nào, mà còn dạy cả một bài về Nha Khoa, phải biết có bao nhiêu cái răng trên miệng, có bao nhiêu mặt, trám răng bằng chất liệu gì… Tôi còn hướng dẫn tận tường để họ có thể nói chuyện với công ty bảo hiểm khi bị từ chối trả hay trả thấp.”

Vì vậy theo nha sĩ D, những văn phòng nhỏ như của chị hay hầu hết các văn phòng bác sĩ, nha sĩ khác, dù rất đông bệnh nhân, nhưng phần billing chỉ cần mỗi ngày khoảng 1- 2 tiếng đưa vào máy computer là hết việc rồi, nên chị sẽ không bao giờ mướn người vào làm billing toàn thời gian, nếu có mướn thì người đó vừa làm billing và phải làm thêm những việc khác trong văn phòng, như trả lời phone của bệnh nhân, lấy hẹn cho bệnh nhân, check bảo hiểm, biết lấy hồ sơ bệnh nhân… chứ trả lương giờ 8 tiếng/ 1 ngày, không thể trả chỉ để làm billing thôi. Một ngày văn phòng của chị có 20- 30 hồ sơ để billing, 3 ngày có 90 hồ sơ nên chị chỉ mướn một người làm biling đến làm 1 lần trong tuần chỉ chuyên billing thôi.

Nha sĩ D nhận xét, “Nếu có học nghề billing, thì nên đi ra làm cho các công ty chuyên về billing, hoặc trong bệnh viện, sẽ có người sửa lại cho mình. Công việc của người billing tại các bệnh viên hay các công ty chuyên về biiling giống như những người data entry vậy (Nghề nhập dữ liệu, hay còn gọi là số hóa dữ liệu, chuyển các dữ liệu từ văn bản giấy thành các file tài liệu mềm trên máy tính) sau đó có Supervisor, Manager kiểm tra lại, thì công việc không có gì là khó khăn hết. Một em học trò học lớp 12 vẫn có thể làm được.”

Công việc billing và coding tại văn phòng bác sĩ

Chị Trúc Nguyễn hiện đang làm bán thời gian về Medical Billing và Coding cho văn phòng bác sĩ tại Quận Cam giải thích công việc billing mà chị làm tại văn phòng bác sĩ khoảng 10 năm nay, “Tùy theo văn phòng bác sĩ đó nhiều bệnh nhân hay không, thì áp lực của người làm biling và coding đó nhiều hay ít. Từ trước đến nay tôi chủ yếu chỉ làm cho văn phòng bác sĩ khám tổng quát, do đó công việc billing và coding vẫn dễ dàng hơn là phần billing và coding cho những văn phòng bác sĩ chuyên khoa.

“Vì có nhiều dịch vụ của bênh nhân chữa trị chuyên khoa nhiều khi bảo hiểm không chịu trả. Bảo hiểm chỉ trả những dịch vụ đơn giản, còn những chữa trị phức tạp hơn thì phải gửi thư xin phép bảo hiểm, nếu họ cho thì sau khi bác sĩ chữa xong, mình mới bill được, và cũng tùy theo bảo hiểm của bệnh nhân mua. Có bảo hiểm họ không cần phải xin phép và chịu trả nhưng chỉ bao nhiêu phần trăm thôi chứ không trả hoàn toàn hết dịch vụ, bên cạnh đó bệnh nhân phải copay hoặc deductible.

“Thường thì quy định của các hãng bảo hiểm đưa ra bắt buộc khách hàng của họ chỉ đến khám ở những bác sĩ có tên trong network; hãng bảo hiểm sẽ không chi trả nếu người bệnh tự ý đi khám ở những bác sĩ ngoài network. Do đó người nhân viên tại văn phòng bác sĩ khi nhận bệnh nhân, cần phải check kỹ bảo hiểm của bệnh nhân có đúng với net work của bác sĩ không? Nếu họ check không kỹ, đến khi người bill làm bill thì việc đã muộn rồi. Ngay cả việc quy định bệnh nhân phải trả co-payment hoặc deductible của các công ty bảo hiểm cũng khác nhau, đây là hình thức buộc người bệnh phải tự hạn định mình trong việc đi khám bác sĩ hoặc chữa trị.

“Các hãng bảo hiểm còn có quy định là từ chối không chi trả cho những chữa trị hoặc các dược liệu nào đó đối với bệnh nhân. Hoặc với bảo hiểm của chính phủ, như Medicare hay Medicaid cũng có sự quy định rất nghiêm ngặt. Trong các bảo hiểm thì bảo hiểm của chính phủ đòi hỏi phải chính xác, nhiều khi họ trả tiền rồi, nhưng nếu sau đó họ thấy có gì không hợp lệ thì họ bắt mình phải nộp lại các hồ sơ bệnh lý của bệnh nhân để họ coi lại là đúng, và đã nhận được phần trả tiền là hợp lệ. Một số bảo hiểm tư nhân khác cũng đòi hỏi khắt khe như vậy.”

Chị Trúc Nguyễn giải thích, “Với những trường hợp bảo hiểm chỉ trả một phần, phần còn lại bệnh nhân phải trả, khi bill xong, mình phải gọi lại bệnh nhân. Mình phải thuyết phục bệnh nhân trả, vì nhiều bệnh nhân cho rằng đã có bảo hiểm trả rồi, sao lại bắt họ trả. Nhưng họ không biết là có những bảo hiểm không chịu trả hết các dịch vụ, bệnh nhân phải chịu một phần chi phí của dịch vụ khám chữa bệnh đó. nếu bệnh nhân không trả thì phải gọi qua một công ty trung gian để họ gọi cho bệnh nhân để yêu cầu trả. Nói chung có rất nhiều vấn đề khó khăn, chứ không phải đơn giản chỉ gửi đi và tiền sẽ nhận được.”
Chị Trúc Nguyễn cho biết thường khi bill xong, thì khoảng hai, ba tuần công ty bảo hiểm mới gửi giấy cho biết là họ sẽ trả hay là không trả. Từng dịch vụ sẽ được bảo hiểm trả bao nhiêu tiền đã có hết rồi, người bill không thể nào đòi được hơn số tiền đã quy định. Một người billing giỏi là người biết cách thương lượng với bảo hiểm, nếu công ty bảo hiểm không chịu trả, hoặc trả quá thấp, thì phải thuyết phục công ty bảo hiểm phải trả và đưa ra được những lý do chính đáng.

Theo chị Trúc, nghề billing rất cần người làm luôn cẩn thận, làm lâu thì sẽ tích lũy kinh nghiệm. Nhắc lại kinh nghiệm có được khi mới vào nghề đến nay, chị chia sẻ, “Lúc đầu khi gửi bill đến các công ty bảo hiểm lúc tôi mới làm khoảng 10 năm trước, ban đầu là gửi giấy tờ qua bưu điện nên mất thời gian hơn, hiện nay gửi bill đi bằng thư điện tử nên nhanh hơn. Hồi mới làm, đôi khi tôi bị sai khi ghi coding của phần chữa trị nào đó không đúng, hoặc sai tên bệnh nhân, chẳng hạn tên bệnh nhân trên các giấy tờ thường có 2 tên, khi họ ghi tên vào khám trong văn phòng bác sĩ khác với tên họ đã khai trên giấy tờ của bảo hiểm, vì họ ghi không đúng, mà nhân viên nhận bệnh lại không kiểm tra kỹ đưa qua cho phần bill, khi bill xong gửi đi, bảo hiểm sẽ trả về không chịu trả tiền, hoặc nhiều khi ngày sinh của bệnh nhân khai với văn phòng bác sĩ là ngày trước tháng sau theo thói quen ghi bên Việt Nam…

“Nhiều bảo hiểm có phần giới hạn từng dịch vụ y tế rất kỹ, chẳng hạn chỉ cho phép thử máu tổng quát 1 năm 1 lần, nhiều khi bệnh nhân cứ nghĩ là có bảo hiểm thì cứ đi khám lần nào cũng được, do chính họ cũng không hiểu rõ những quy định bảo hiểm của họ. Hoặc có trường hợp bill không được vì bảo hiểm đã hết hạn, mà bệnh nhân vẫn đi khám, hoặc bảo hiểm thay đổi những quy định mới so với trước đó. Hoặc có những thủ tục y tế đòi hỏi phải đi gặp bác sĩ chuyên khoa, nếu bác sĩ gia đình chữa trị thì nhiều khi bảo hiểm cũng không chịu trả tiền. Vì vậy nhân viên văn phòng khi nhận bệnh nhân lấy hẹn, cần phải kiểm tra kỹ bảo hiểm của bệnh nhân, phải nói rõ quy định của bảo hiểm cho bệnh nhân rồi mới nhận bệnh nhân đến khám, sẽ đỡ vất vả cho bác sĩ cũng như người billing về sau khi tính tiền bảo hiểm.”
(Còn tiếp)