Làm sao mang lại sức sống cho văn phòng tại gia của bạn?

Đừng lo. Trong ít nhất vài giờ đồng hồ, không gian văn phòng ở ngôi nhà lộn xộn của bạn có thể trở thành một bộ máy hoạt động hữu hiệu, có khả năng tối đa hóa năng suất của bạn, và bảo đảm việc quản lý thời gian một cách khá hơn.

Ưu tiên hóa

Tất cả việc đó là nằm trong tầm tay dễ dàng. Trong thực tế, với trong tầm tay là một trong những khái niệm đầu tiên để xem xét, khi tổ chức lại không gian làm việc của bạn. Nằm trong tầm tay của bạn phải là những vật dụng mà bạn thường cần đến trong suốt cả ngày, như máy tính bảng (tablet), máy điện thoại của bạn, và một món gì đó để uống. Điều đó có vẻ là hiển nhiên, nhưng làm thế nào để bạn thường xuyên lãng phí thời gian tìm kiếm một cây bút hoặc chiếc máy notepad?
Xa hơn một chút, nhưng vẫn nằm trong tầm tay, phải là những món mà bạn sử dụng vài lần một tuần, như các mục tài liệu tham khảo, các tập tin, hoặc lưu trữ biên nhận. Những món đồ mà bạn chỉ cần hàng tháng, hàng tam cá nguyệt, hoặc hàng năm, như giấy khai thuế năm ngoái, đều có thể được cất trên kệ hoặc được giữ ngoài tầm tay với. Hãy giảm thiểu thời gian lãng phí, bằng cách có sẵn nhiều món đồ cần thiết và giữ chúng sao cho tiện lấy.

Tổ chức

Bạn có thể thanh toán các hóa đơn của mình trên mạng Internet, hoặc bằng cách ký thác trực tiếp, nhưng bạn vẫn phải biết tiền của bạn đang đi tới đâu. Và bạn có thể cần những hồ sơ cho các mục đích thuế khóa, có nghĩa là bạn phải có một nơi để đặt những thứ giấy tờ ấy.
Nếu bạn không muốn bỏ lỡ một kỳ thanh toán một hóa đơn, hoặc bỏ lỡ một khoản khấu trừ thuế, hãy bắt đầu lập một hệ thống sắp xếp hồ sơ, để giữ cho có ngăn nắp trật tự các thứ như những khoản tiền phải thu, hóa đơn, biên lai, và ngăn chặn chuyện tốn mất thì giờ tìm kiếm nơi đống giấy, khi bạn cần một cái gì đó.
Lý tưởng nhất là bạn muốn có thể lập hồ sơ mà không cần phải đứng dậy rời khỏi bàn và bước băng qua căn phòng. Một ngăn kéo hồ sơ nên chứa các tập hồ sơ của bạn và được giữ một cách tương đối gọn gàng khi bạn đi qua.
Và như bạn đưa ra những phân loại mới của các hồ sơ, giữ chúng lại với nhau theo thứ tự ABC hoặc theo chủ đề, chẳng hạn: chi phí xe hơi, bảo hiểm nhà, sau đó là nợ mortgage. Một số chủ đề có thể cần phải được chia nhỏ ra ba lần hoặc nhiều hơn, chia thành các nhóm nhỏ hơn, như Các Biên Lai A-K, L-S, và T-Z. Nếu bạn không phải là một chuyên viên sắp xếp hồ sơ, bạn hãy giữ các phân loại cho đơn giản – nhà, xe, thuế, v.v.
Hãy bắt đầu mỗi ngày với một danh sách tổng thể liệt kê những công việc phải làm, theo BusinessKnowHow.com gợi ý. Việc thiết lập một hệ thống ba tầng dành cho thư tín là một điều hữu ích. Một mẫu tốt để làm theo là để đọc, để làm hồ sơ, và để tiếp xúc (cuộc gọi, văn bản hoặc viết). Hãy cố hắng giải quyết mỗi mảnh giấy chỉ một lần mà thôi, đề cho nó không dồn đống lên. Một khay đựng thư từ, giấy tờ cao ba tầng là giải pháp hoàn hảo.

Giữ vệ sinh

Bạn muốn giữ không gian làm việc của mình cho sạch sẽ và không bị bừa bãi bề bộn. Nếu bạn có một mảnh giấy hoặc thư từ đã không được trông coi, hãy vứt nó đi. Điều này có thể bao gồm các tạp chí, truyền đơn quảng cáo, phiếu giảm giá đã cũ, hoặc bất cứ vật gì khác mà bạn không cần nữa. Ngoài ra, nếu bạn có giấy tờ từ những dự án cũ đang có sẵn trên máy vi tính của bạn và không cần lập hồ sơ, hãy ném chúng đi luôn!
Trang Showmomthemoney.com nói rằng những sợi dây rối có thể tạo ra một trách nhiệm pháp lý, nếu bạn có các trẻ em ở xung quanh, vì vậy hãy tập trung các máy điện toán lại với nhau bằng những sợi dây zip-tie, để giảm thiểu sự lộn xộn và để làm cho văn phòng trong nhà của bạn được an toàn.
Hãy cố gắng làm cho mình càng rảnh giấy tờ càng hay. Nếu bạn có một cuốn lịch trên điện thoại hoặc máy vi tính của bạn, đó là một nơi tuyệt vời để lập kế hoạch cho tuần lễ của bạn, giữ các tờ bị chú ghi chép, và lưu trữ các ngày tháng quan trọng. Nếu bạn thích xem nó hoài, hãy gắn một tấm một lịch vào tường của bạn, như là một phần của phong cách trang trí của bạn.
Nếu không gian vẫn còn bị hạn chế, hãy cho thêm những cái kệ vào phía hoặc xung quanh bàn làm việc của bạn, để làm tăng diện tích bề mặt, nhờ đó mà bạn có thể giảm bớt sự lộn xộn trên bàn làm việc của mình.
Hãy đặt một mục tiêu là làm sạch chiếc bàn của bạn hàng tuần. Bạn sẽ ngạc nhiên về chuyện bạn có thể tích lũy bao nhiêu là bụi bặm, vết bẩn cà phê, và những đống lộn xộn trong một tuần. Nếu một cái gì đó bị lạc mất, thì dễ tìm thấy nó sau một tuần hơn là sau một tháng.
Việc tạo ra một không gian văn phòng tiện bề hoạt động là chuyện dễ dàng, nhưng giữ cho nó cứ được như vậy thì phải tốn công phu chăm chút. Bao lâu bạn có động lực để giữ cho không gian văn phòng của bạn được sạch sẽ, không bị bừa bãi lộn xộn và có hiệu quả, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và năng lực, và cũng có thể tiết kiệm được một số tiền.